Retningslinjer for varsling om kritikkverdige forhold og uakseptabel atferd
Om retningslinjene
Det europeiske Wergelandsenteret (EWC) skal være et sted hvor ansatte, samt alle som deltar i våre aktiviteter, skal føle seg trygge.
I henhold til arbeidsmiljøloven § 2 A-6 skal arbeidsgivere ha interne rutiner eller andre tiltak som legger til rette for varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.
I henhold til likestillings- og diskrimineringsloven § 13 er enhver form for trakassering forbudt. Som arbeidsgiver har EWC ansvar for å forebygge og søke å forhindre trakassering og seksuell trakassering innenfor vårt ansvarsområde.
Formålet med disse retningslinjene er å gi alle som er involvert i EWCs arbeid større forutsigbarhet og åpenhet om når og hvordan man kan varsle om kritikkverdige forhold eller uakseptabel atferd.
Hvem gjelder retningslinjene for?
Disse retningslinjene gjelder for alle ansatte i EWC, konsulenter, samarbeidspartnere og deltakere som er involvert i EWCs aktiviteter.
Hvorfor bør du varsle om kritikkverdige forhold og uakseptabel atferd?
Når ledelsen mottar informasjon om kritikkverdige forhold, kan situasjonen håndteres på en hensiktsmessig måte. Noen tiltak kan settes inn umiddelbart, mens andre situasjoner krever grundigere undersøkelser og oppfølging.
Kritikkverdige forhold kan være knyttet til bruk eller misbruk av formell eller uformell makt. En maktubalanse mellom de involverte partene kan påvirke alvorlighetsgraden. Samtidig kan en slik ubalanse gjøre det vanskeligere å varsle. EWC oppfordrer derfor alle til å ta dette i betraktning når de opplever eller er vitne til kritikkverdige forhold.
Varsling bidrar til å forebygge ulovlige handlinger og andre former for kritikkverdige forhold, og dermed til et bedre arbeids- og læringsmiljø. Din informasjon kan bidra til å nå dette målet.
Hva bør rapporteres?
- Ulovlige handlinger eller aktiviteter
- Forhold som utgjør fare for liv og helse
- Mobbing, trakassering, seksuell trakassering og diskriminering
- Økonomiske misligheter
- Brudd på EWCs etiske retningslinjer
- Andre uakseptable forhold
Noen definisjoner
Trakassering og mobbing
Trakassering innebærer at en person utsettes for uønsket negativ atferd, utestengelse eller ytringer som oppleves eller er ment som krenkende, skremmende, fiendtlige, nedverdigende eller ydmykende, for eksempel på grunnlag av kjønn, etnisitet, religion, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering eller alder.
Trakassering kan også bestå av plaging, sosial utestengelse eller sårende erting. Trakassering kan være en enkelthendelse eller gjentatte hendelser. Dersom det er en enkelthendelse, må den ha en viss alvorlighetsgrad for å regnes som trakassering. Dersom negativ og krenkende atferd skjer systematisk og gjentatte ganger over tid, vil det normalt bli betraktet som mobbing, som er en form for trakassering.
Det er viktig å merke seg at vurderingen av om noe er trakassering ikke bare avhenger av hensikten, men også av virkningen handlingen har på den som blir utsatt.
Seksuell trakassering
Seksuell trakassering betyr enhver form for uønsket seksuell oppmerksomhet som har til formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende, ydmykende eller plagsom.
Seksuell trakassering kan omfatte verbal, ikke-verbal og/eller fysisk atferd, fra upassende vitser eller kommunikasjon til press, voldtekt og andre seksuelle handlinger.
Det er viktig å merke seg at vurderingen av om noe er seksuell trakassering ikke bare avhenger av hensikten, men også av virkningen handlingen har på den som blir utsatt.
Diskriminering
Diskriminering innebærer usaklig forskjellsbehandling. Grunnlaget for diskriminering kan være kjønn, etnisitet, religion, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering eller alder.
Økonomiske misligheter
Økonomiske misligheter kan omfatte situasjoner der personer bruker sin stilling til egen fordel og til skade for EWC. Dette kan være etablering av konkurrerende virksomhet, uforsvarlig håndtering av midler, falsk fakturering, tyveri fra EWCs kontoer eller unnlatelse av å melde fra om skade på EWCs eiendom.
Negativ organisasjonskultur
En negativ organisasjonskultur kan utvikle seg når uetisk atferd, baksnakking, intern humor som virker ekskluderende, grovt språk eller sladder får fotfeste. Det kan forekomme manipulerende atferd, brudd på taushetsplikt eller situasjoner der straffbare handlinger blir skjult på grunn av vennskap eller lojalitet. Hendelser kan bli fortiet, eller det kan forekomme falske anklager for å styrke egen posisjon.
Alkohol- eller rusmiddelmisbruk
Sosiale arrangementer og andre aktiviteter i EWC skal være inkluderende for alle involverte, og organisasjonen ønsker at flest mulig skal kunne delta.
I slike sammenhenger kan bruk av alkohol og konsekvensene av dette oppleves som ekskluderende eller ubehagelig for enkelte. EWC ønsker derfor at alkohol nytes med måte ved arrangementer organisert av organisasjonen.
Arrangementer for barn og unge skal være helt alkoholfrie.
Varsling når barn er involvert
Klager eller varsler kan i enkelte tilfeller omfatte barn under 18 år. I slike saker skal det tas særlig hensyn til følgende:
Dersom det er rimelig grunn til å tro at barnet har vært involvert i en straffbar handling, enten som fornærmet, utøver eller vitne, skal politiet kontaktes så snart som mulig for råd om videre oppfølging.
- Hvem føler barnet seg trygg på å snakke med? Det kan være hensiktsmessig at en person som kjenner barnet gjennomfører den første samtalen.
- Er det behov for særskilt kompetanse eller ressurser for å gjennomføre samtaler med barnet?
- Er barnet over eller under den kriminelle lavalderen (15 år), seksuell lavalder (16 år) eller myndighetsalder (18 år)? Bør foresatte involveres?
- Barnets beste og barnets rett til å bli hørt skal vektlegges. Barnet har rett til å uttale seg, og det skal legges stor vekt på barnets synspunkter. Komiteen skal være særlig oppmerksom på barnets interesser og behov.
Hvordan varsler du?
Som hovedregel skal du varsle nærmeste leder. Varsling kan skje via e-post, telefon eller muntlig.
For at EWC skal kunne følge opp en sak, vil det normalt være nødvendig å kjenne varslerens identitet og kontaktinformasjon. Det er imidlertid mulig å varsle anonymt gjennom EWCs sikre varslingsportal (se lenke nedenfor).
Ved varsling, også ved anonym varsling, skal skjemaet nedenfor benyttes.
Det er en fordel at du gir en så presis beskrivelse av saken som mulig:
- Hva du varsler om
- Hvor og når hendelsen fant sted, eller hva du har observert over tid
- Hvem som er involvert og eventuelle vitner
- Informasjon om tidligere lignende hendelser
Hvem behandler varselet?
Alle varsler skal behandles på en ansvarlig måte.
I EWC vil varsler primært bli behandlet av en varslingskomité som består av direktøren og økonomi- og administrasjonssjefen (Chief Financial Officer). Avhengig av sakens karakter kan relevant seksjonsleder delta i komiteens arbeid.
Dersom et varsel gjelder en ansatt i EWC, skal vedkommende ikke delta i behandlingen av den aktuelle saken.
EWC vil undersøke saken og vurdere om det som har skjedd utgjør et tillitsbrudd, kritikkverdig forhold eller brudd på EWCs retningslinjer.
Dersom det er rimelig grunn til å tro at noen har begått eller vært utsatt for en straffbar handling, skal politiet kontaktes så snart som mulig for råd om videre oppfølging.
Hvordan behandles et varsel?
Behandlingen av et varsel består som hovedregel av følgende fire trinn:
- Vurdere varselet og avgjøre om saken bør meldes til politiet.
- Gjennomføre individuelle samtaler med de involverte partene for å kartlegge hva som har skjedd.
- Konkludere i saken og vurdere eventuelle konsekvenser for den det er varslet om.
- Iverksette nødvendige tiltak og følge opp konklusjonen.
Grunnleggende prinsipper for komiteens behandling av varsler er:
- Konfidensialitet: Fortrolig informasjon skal ikke deles med uvedkommende.
- Upartiskhet: De som behandler saken skal være upartiske og ikke ha personlige interesser i utfallet.
- Kontradiksjon: Den det varsles om skal få anledning til å uttale seg om påstandene og forklare sin side av saken.
EWC har ansvar for å ivareta både den som varsler og den det varsles om.